Categoraal (multidisciplinair) spreekuur voor astma/COPD-patiënten

 

Inleiding

Deze bijdrage  behandelt het organiseren van een apart, ook wel genoemd categoraal, spreekuur voor patiënten met astma/COPD. Indien op zo’n spreekuur assistente, praktijkondersteuner en eventueel longverpleegkundige een belangrijke bijdrage leveren aan de zorg kan men met recht spreken van een multidisciplinair spreekuur.

Een apart spreekuur biedt bij uitstek de gelegenheid om ondersteunend personeel in te schakelen.

Ook als u al een apart spreekuur heeft, kan het nuttig zijn dit protocol door te nemen en de gang van zaken in uw praktijk nog eens kritisch onder de loep te nemen.

In een categoraal (multidisciplinair) spreekuur voor patiënten met astma/COPD komen alle aspecten van de zorg aan de orde.

 

Projectleider

Indien u nog met de organisatie van een apart spreekuur moet beginnen staat u aan het begin van een complex proces dat best als een project mag worden bestempeld. Voorwaarde voor het tot een goed einde brengen van een dergelijk project is het benoemen van een projectleider. Het is de taak van de projectleider het proces te bewaken en aan te sturen, taken te verdelen en te coördineren, de tijdsplanning in de gaten te houden, de oorzaken van stagnaties en tegenslagen op te sporen, daarvoor oplossingen te zoeken en daarnaast te zorgen voor een goede motivatie, en een goede sfeer onder alle betrokkenen. Voorwaar een opgave waar niet te lichtvaardig over moet worden gedacht. Voor een nevenfunctie is het werk te omvangrijk, het is daarom verstandig de werkzaamheden goed in te plannen en de projectleider er ook voor vrij te roosteren. Daarmee is tevens één van de excuses voor falen (geen tijd) komen te vervallen.

 

Stappenplan

Bij het NHG is een methode ontwikkeld om een programma (ongeacht het onderwerp) in de huisartsenpraktijk te implementeren. Aan de hand van deze, voor de praktijkhandleiding enigszins gemodificeerde, methode komen we tot een stappenplan. Nadat u het stappenplan doorlopen heeft, is aan alle voorwaarden voldaan om de activiteit (in dit geval de controle van astma/COPD-patiënten op een apart spreekuur) uit te voeren. Door in de jaren erna de stappen regelmatig te herhalen kunt u een optimale organisatie en uitvoering van de activiteit handhaven.

 

In negen stappen naar een apart spreekuur voor astma/COPD-patiënten

  1. Inventariseren en selecteren

    2. Het gaat er bij deze stap om een goed overzicht te krijgen van de patiënten die bij u bekend zijn met astma/COPD. Een uitgebreide beschrijving van het opbouwen van een overzicht van de bekende astma/COPD-patiënten vindt u in protocol 3 van deze handleiding; Inventarisatie praktijkpopulatie met astma of COPD.

    De astmapatiënt met een intermitterend astma behoeft alleen controle op eigen initiatief en is dus voor het opzetten van een categoraal spreekuur niet interessant. Daarmee is rekening gehouden bij de redactie van de uitnodigingsbrief (bijlage 2). De patiënten die bij de specialist onder controle staan komen ook niet in aanmerking om op het categorale spreekuur te worden gecontroleerd.

  2. Controleren
    U gaat nog eens na of het geselecteerde bestand actueel is. Zijn er personen vertrokken of overleden? Mist u namen? Zijn er mensen die voor de astma/COPD volledig onder controle van een specialist staan? Herkent u mensen van wie u weet dat zij een intermitterend astma hebben?

  3. Registreren

    Om tal van redenen, ook voor de werkplanning, is het van belang dat alle patiënten een ICPC-codering hebben. Breng ICPC-coderingen aan (R95=COPD, R96=astma) waar dat nog niet gedaan is. Doordat de nomenclatuur van de obstructieve longaandoeningen de laatste jaren gewijzigd is, is de kans groot dat veel patiënten niet correct zijn gecodeerd. Het is verstandig de patiënten waarvan de diagnose astma niet met zekerheid is gesteld, als COPD-patiënten te beschouwen (zie Diagnostiek). In de loop van het verdere proces wordt dan de diagnose genuanceerd.

    Eventueel kan overwogen worden een ruiter (LO) te zetten. De ruitermarkering kan ook gebruikt worden om aan te geven dat de ICPC-codering bij de betreffende patiënt een voorlopige is.

  4. Organiseren

    Voordat het aparte spreekuur van start kan gaan, valt er vaak heel wat te organiseren. Om te beginnen schat u hoe vaak het spreekuur gehouden moet worden. Met het controleadvies van de standaard als uitgangspunt en ervan uitgaande dat de ernstige patiënten door de longarts worden gecontroleerd lijkt het redelijk te denken aan ongeveer twee controles per patiënt per jaar. Daarbij is uiteraard geen rekening gehouden met niet geplande tussentijdse controles wegens exacerbaties, omdat deze toch buiten het aparte spreekuur zullen moeten worden gedaan.

    Ga bij de organisatie van het spreekuur uit van de volgende rekentijden per onderdeel:

 

Huisartsencontrole 10 min
Controle praktijkondersteuner 30 min
PEF 5 min
Spirometrie: instrueren, proefblazen, blazen, uitleg resultaten 15 min
Reversibiliteitstest: instrueren, proefblazen, blazen, inhaleren. 15 min
blazen, uitleg resultaten 10 min
Inhalatie-instructie 10 min
Allergietest 30 min
Voorlichtingscontact 30 min
Werkoverleg 30 min
Huisbezoek (sanering). 60 min

 

Voor de inschatting van de arbeidstijdbelasting van de PO werd gebruik gemaakt van het WOK-rapport ‘De huisarts en de praktijkondersteuner in Midden-Brabant’ november 2000.1

De gecalculeerde tijd betreft contacttijd, administratietijd én eventuele reistijd. Een controle van een PO kan inclusief een aantal andere onderdelen van de lijst zijn zoals bijvoorbeeld PEF, spirometrie of voorlichting. Het is niet uitgesloten dat als de ervaring met het spreekuur toeneemt juist deze tijd wat zal afnemen.

Het laatste item maakt formeel geen deel uit van het categoraal spreekuur, maar kan wel een substantieel deel in beslag nemen van de inzettijd van een praktijkondersteuner. Volgens het WOK-rapport is dat zelfs bijna vijftig procent. Voor de werkplanning is het dus van belang hier rekening mee te houden.

Het aantal patiëntencontacten van de PO met astma/COPD-patiënten op jaarbasis bedroeg in de WOK-studie 2.5.

Ten behoeve van de organisatie treft u een checklist aan.

  1. Informeren
    Het is van belang de patiënten goed te informeren over de nieuwe gang van zaken. U kunt dit schriftelijk doen (zie brief of brief met vragenlijst, maar ook mondeling tijdens controleconsulten. Het moet voor de patiënten duidelijk zijn dat het ondersteunend personeel bevoegd en kundig is om de controles uit te voeren en dat regelmatig met de huisarts wordt overlegd. De patiënt mag niet het gevoel krijgen dat de weg naar de huisarts afgesneden is.

  2. Uitvoeren

    Nu alles georganiseerd is, kunt u aan de slag gaan. Het versturen van een brief is daarvoor het geëigende middel. Voor een efficiënte praktijkvoering is het van belang dat u de controles goed over het jaar verdeelt. U kunt dit bereiken door de informatiebrieven niet in één keer, maar gespreid over het jaar te versturen.

    U kunt proberen het spreekuurbezoek enigszins te beïnvloeden door het toezenden van een brief in combinatie met een vragenlijst. De patiënten kunnen worden uitgenodigd aan de hand van de uitslagen van de vragenlijst. Daarbij kan geselecteerd worden op een tweetal zaken: de ernst van de klachten of de mogelijkheden verbeteringen aan te brengen in de behandeling. Het eerste wordt duidelijk aan de hand van de voorzijde van de vragenlijst, waarbij een voor dit doel gemodificeerde lijst is gebruikt. Het tweede zou kunnen blijken uit de achterzijde van de lijst, wanneer bijvoorbeeld wel regelmatig medicijnen, maar geen inhalatiecorticosteroïden worden gebruikt.

    Tenslotte kan de uitslag van de vragenlijst onderdeel uitmaken van een nulpuntmeting voor het categorale spreekuur.

    (Seizoensinvloeden bepalen mede het bij de controles gepresenteerde klachtenpatroon. Realiseert u zich dus in welke maand u een patiënt heeft opgeroepen.)

  3. Administreren
    Om gestructureerd te werken en een goed overzicht te hebben van de actuele situatie, verdient het aanbeveling de verzamelde gegevens geordend te registreren. Bedenk dat er meerdere hulpverleners betrokken zijn bij het begeleidingsproces. Uit de registratie moet duidelijk zijn wie de betrokken hulpverlener is geweest. De vastgelegde gegevens worden ook, ten behoeve van de zorg, aan anderen overgedragen. Er speelt dus ook een communicatieaspect. Reden te meer om de zes eisen voor goede verslaglegging (beschikbaarheid, leesbaarheid, volledigheid, beknoptheid, betrouwbaarheid en inzichtelijkheid; zie NHG-Standaard Medische verslaglegging) serieus te nemen. Raadpleeg in dit kader ook registratie.

  4. Herhalen
    De controles moeten regelmatig worden herhaald. Om de patiënten goed onder controle te houden is een afsprakensysteem aan te bevelen. Handvatten en tips voor een afsprakensysteem staan in Vervolgafspraken.

  5. Bijhouden

    Dit is het bijhouden van bevindingen bij anamnese of lichamelijk onderzoek, van laboratoriumuitslagen en relevante gegevens uit specialistenbrieven, maar ook het bijhouden van uw patiëntenbestand. Nieuwe astma/COPD-patiënten krijgen meteen de juiste ICPC-codering (R95/R96). Van het reeds bekende bestand is het goed na te gaan welke patiënten een nog niet zekere codering hebben (zie 4). Overleden en vertrokken patiënten worden verwijderd.

    Het is goed om na verloop van tijd na te gaan wie uit de controle zijn verdwenen en vervolgens deze patiënten aan de controles te herinneren. Daarvoor vindt u praktische hulpmiddelen.